Dla Podatnika

Porady dla użytkowników kas fiskalnych    

Kasa fiskalna w firmie to dodatkowe obowiązki. Trzeba wydawać paragony, drukować raporty, pamiętać o obowiązkowych przeglądach.
Warto jednak zainstalować ją w terminie i dopełnić wszystkich związanych z tym formalności. W przeciwnym razie straci się prawo do ulgi przysługującej z tytułu jej zakupu.

Ważne rozporządzenie

Kasę rejestrującą (potocznie zwaną fiskalną) muszą mieć firmy sprzedające towary i usługi klientom detalicznym, czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Taki ogólny obowiązek wynika z ustawy o VAT. Szczegółowe zasady określa rozporządzenie Ministra Finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. nr 138, poz. 930 ze zm.). Tam też wymienione są wyjątki – kiedy przedsiębiorcy nie muszą instalować urządzeń fiskalnych.
Wysokość obrotu to obecnie podstawowe kryterium zwolnienia. Zasadą jest, że urządzeń fiskalnych nie muszą instalować firmy, których sprzedaż detaliczna nie przekracza 40 tys. zł. U podatników VAT chodzi o sprzedaż netto (bez VAT). Zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy – licząc od pierwszego dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym sprzedaż przekroczyła ten limit.
Niższy limit obowiązuje nowe firmy, czyli w pierwszym roku prowadzenia działalności. Wynosi on wtedy 20 tys. zł, a zwolnienie obowiązuje tylko do dnia przekroczenia tej kwoty.

Kas fiskalnych nie muszą także posiadać niektórzy podatnicy opłacający podatek dochodowy w formie karty podatkowej (np. ślusarze, mechanicy maszyn rolniczych, szewcy), o ile nie zatrudniają pracowników (z wyjątkiem małżonka).
To nie wszystkie zwolnienia. Także firmy sprzedające towary w systemie wysyłkowym (pocztą, lub przesyłkami kurierskimi), za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy podatnika, nie mają obowiązku stosowania urządzeń fiskalnych. Z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję powinno jednak wynikać, jakiej konkretnie dostawy zapłata dotyczyła. Ponadto powinny one pozwalać na ustalenie danych (w tym adresu) osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, którym wysłano towary. Paragonów nie muszą także drukować automaty do sprzedaży towarów.
Bez względu na wysokość obrotów zwolnieni z obowiązku posiadania kas są przedsiębiorcy działający
w niektórych branżach. Firmy, w których ponad 70 proc. przychodów pochodzi np. z działalności:  kurierskiej, ochroniarskiej, lub sprzątania obiektów, nie muszą instalować urządzeń fiskalnych. Wskaźnik ten oblicza się na podstawie obrotów ze sprzedaży detalicznej (czyli tej, która co do zasady podlega ujęciu w kasie) w roku poprzednim.

Kiedy trzeba kupić kasę

Ale są też rodzaje działalności, do których żadne zwolnienia z obowiązku posiadania kasy nie mają zastosowania. Muszą ją m.in. mieć:

  • prowadzący działalność w zakresie sprzedaży gazu płynnego, taksówkarze,
  • sklepy z częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych (o określonym PKWiU: 34.10.1, 34.2, 34.3),
  • sklepy ze sprzętem radiowym, telewizyjnym i telekomunikacyjnym, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (ex PKWiU 32),
  • firmy handlujące sprzętem fotograficznym, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (ex PKWiU 33.40.3),
  • sprzedawcy nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego (w tym również sprzedawanymi łącznie z licencją na użytkowanie): płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci.
PRZYKŁAD: Sklep internetowy zajmuje się sprzedażą wysyłkową książek i płyt. Musi posiadać kasę fiskalną, ponieważ sprzedaż nagranych płyt CD i DVD powinna być na niej ewidencjonowana. Firma ta ma obowiązek wystawiać paragony dla swoich klientów detalicznych.
PRZYKŁAD: Roczna sprzedaż warsztatu samochodowego na rzecz klientów detalicznych nie przekracza 40 tys. zł. Wykonując naprawy, firma wykorzystuje części, których sprzedaż musi być ewidencjonowana w kasie fiskalnej bez względu na wysokość obrotów. Mimo to prowadzący warsztat nie ma obowiązku instalowania kasy. Obowiązek jej stosowania dotyczy jedynie sprzedaży tych towarów, a nie wykonywania usług przy ich wykorzystaniu. Gdyby jednak warsztat chciał rozszerzyć ofertę także o sprzedaż akcesoriów motoryzacyjnych, to nie uniknąłby instalacji urządzenia fiskalnego. Skorzystaj z ulgi i odzyskaj połowę wydatków

Firmy instalujące kasy w odpowiednim czasie i dochowujące wszelkich wymogów, otrzymują zwrot połowy poniesionych wydatków. Ulga ta przysługuje tylko na zakup kas zgłoszonych przed rozpoczęciem ich stosowania. Dlatego lepiej od razu zgłosić ich więcej, niż stopniowo zwiększać liczbę kas.
Ulga przysługuje firmom, które rozpoczynają ewidencjonowanie nie później niż w obowiązujących je terminach. Mogą one odliczyć od VAT należnego połowę ceny netto zakupu każdej kasy zgłoszonej na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania. Odliczenie z tytułu kupna jednej kasy nie może jednak przekroczyć 2500 zł. Dotyczy ono również zakupu kas zintegrowanych w jednej obudowie z taksometrem.

Uwaga! ulga z tytułu zakupu kasy nie przeszkadza w zaliczeniu całej wartości kasy do kosztów uzyskania przychodów – czy to bezpośrednio, czy też w postaci odpisów amortyzacyjnych.
PRZYKŁAD: W październiku 2006 r. Jan K. otworzył sklep z częściami motoryzacyjnymi. Sprzedaż tego rodzaju artykułów musi być ewidencjonowana w kasie fiskalnej. Dlatego już na początku przedsiębiorca kupił urządzenie rejestrujące i skorzystał z ulgi. W 2007 r. planuje rozszerzenie działalności i otwarcie dwóch kolejnych sklepów. Ich zakup nie będzie jednak uprawniał do ulgi, ponieważ nie zostały one zgłoszone do urzędu skarbowego przed rozpoczęciem ewidencjonowania.

Ulgę z tytułu kupna kasy możemy odliczyć w deklaracji VAT za miesiąc, w którym rozpoczęliśmy ewidencjonowanie, lub za miesiące następujące po tym miesiącu. Przedsiębiorcy rozliczający się kwartalnie mogą to zrobić w rozliczeniu za kwartał, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie, lub w rozliczeniu za następne kwartały. Podstawą do odliczenia jest dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.
Zasadą jest, że odliczenie w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu, kwartale) nie może być wyższe od kwoty różnicy między VAT należnym a naliczonym. Gdy VAT naliczony jest większy lub równy kwocie podatku należnego, możemy otrzymać zwrot nierozliczonej wcześniej kwoty ulgi. Z tym że wdanym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

  • 25 proc. całej kwoty przysługującej do odliczenia – jeżeli składamy deklaracje miesięczne, lub
  • połowy tej kwoty – jeżeli składamy deklaracje kwartalne.

Warunkiem skorzystania z ulgi jest złożenie do urzędu skarbowego pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących, które podatnik zamierza stosować, i miejscu (adresie) ich używania. Trzeba to zrobić przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania.
Przedsiębiorcy, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę rejestrującą, mogą złożyć zgłoszenie na formularzu zawiadomienia o miejscu instalacji kasy rejestrującej. Ale tylko wtedy, gdy zawiadomienie to jest składane przed dniem, od którego podatnik musi stosować kasę. Aby skorzystać z tego uproszczenia, trzeba więc dokonać fiskalizacji kasy co najmniej kilka dni przed obowiązkowym terminem jej wprowadzenia.

Jeżeli chcesz skorzystać z odpisu (50% wartości netto kasy, lecz nie więcej niż 2500 zł.) musisz: być właścicielem kasy (nie skorzysta z ulgi podatnik nabywający kasę w drodze leasingu, dzierżawy, użyczenia lub odkupienia od firmy nie upoważnionej do sprzedaży kas), posiadać dowód zapłaty całej należności, posiadać kasę z homologacją MF, przed rozpoczęciem ewidencjonowania zgłosić oświadczenie o ilości i miejscach instalacji kas, w ciągu 7 dni od ufiskalnienia powiadomić U.S. o ufiskalnieniu kasy, użytkować kasy zgodnie z przepisami.

Jeżeli używasz kas niezgodnie z obowiązującymi przepisami, pamiętaj, że grozi Ci: utrata prawa do odliczenia 50% wartości kasy, utrata prawa do odliczania od podatku należnego 30% podatku naliczonego przy nabywaniu towarów I usług, grzywna do 25 000 zł przewidziana Ustawą Karną Skarbową.

Jeżeli zaprzestajesz użytkowania kasy w okresie do 3 lat (z powodu likwidacji firmy, kradzieży kasy, zniszczenia kasy itp.) masz obowiązek zwrócić odpis.

Przed terminem ufiskalnienia kasy napisz do U.S. oświadczenie dotyczące ilości kas i miejsc ich instalacji (adresy). Pamiętaj, że przy większej ilości kas możesz rozłożyć to na raty (1/5 kas miesięcznie w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych).

Aby uzyskać odpis musisz o fakcie ufiskalnienia kasy powiadomić U.S. w ciągu 7 dni na druku „Zgłoszenie Podatnika”

Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy powinien zawierać: imię i nazwisko lub nazwę firmy, dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a gdy podatnik świadczy usługi przewozów osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę. Do wniosku należy dołączyć:

  • imię i nazwisko lub nazwę serwisanta, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej,
  • oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę,
  • informacje o numerze rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu,
  • fotokopię świadectwa ponownej legalizacji taksometru współpracującego z kasą (gdy podatnik świadczy usługi przewozu osób i ładunków taksówkami).

 

Gdy przedsiębiorca nie rozlicza VAT

Z ulgi na zakup kasy mogą także skorzystać przedsiębiorcy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od VAT, oraz zwolnieni podmiotowo od tego podatku (ze względu na niewielkie obroty).
W tym celu muszą złożyć wniosek o zwrot do urzędu skarbowego (patrz ramka). Urząd przekazuje odpowiednią kwotę na rachunek bankowy podatnika w ciągu 25 dni od daty złożenia przez niego wniosku.

Zwrot ulgi

Podatnicy muszą zwrócić kwotę ulgi przyznanej z tytułu kupna kasy, jeśli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:

  • zaprzestaną jej używania lub niedokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia do obowiązkowego przeglądu technicznego,
  • zaprzestaną działalności,
  • nastąpi otwarcie likwidacji,
  • zostanie ogłoszona upadłość,
  • nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału),
  • dokonają odliczenia z naruszeniem przepisów.

Obowiązek zwrotu powstaje z upływem ostatniego dnia miesiąca lub kwartału, w którym powstały okoliczności uzasadniające zwrot, i tylko w stosunku do tych kas, których te okoliczności dotyczą. Ulgę należy zwrócić nie później niż w terminie rozliczenia VAT za ten miesiąc lub kwartał. Podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione zwracają kwotę ulgi nie później niż do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające zwrot.

PRZYKŁAD: Od maja do września spółka uzyskuje przychody ze sprzedaży napojów alkoholowych w ogródku piwnym. W związku z tym kupiła i zainstalowała kasę fiskalną. Przez pozostałe miesiące nie jest ona używana, bo firma nie prowadzi sprzedaży osobom fizycznym. Firma odliczyła ulgę z tytułu kupna kasy. Czy przerwy wprowadzeniu sprzedaży nie zobowiązują do jej zwrotu? W interpretacji z 10 kwietnia 2006 r. (PSUS/PP-OIO/44319/06/MS/37507) Pierwszy śląski Urząd Skarbowy w Sosnowcu uznał, że podatnik nie musi zwrócić kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej z powodu okresowego zaprzestania jej nieużywania z uwagi na działalność sezonową.

Instalujemy kasę krok po kroku

 

KROK 1 Zgłaszamy do U.S  liczbę kas rejestrujących i miejsce (adres) ich używania

Takie zgłoszenie należy złożyć na piśmie przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. Podatnicy, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę rejestrującą, mogą je złożyć łącznie z zawiadomieniem o miejscu instalacji kasy rejestrującej (na tym samym formularzu), o którym mowa w kroku 3., o ile zrobią to przed terminem powstania obowiązku ewidencjonowania.

KROK 2 Kupujemy kasę i ją fiskalizujemy

Fiskalizacja to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy. Po przeprowadzeniu przez serwis tej operacji za pomocą kasy może być prowadzona tylko sprzedaż w trybie fiskalnym.

W określonych w rozporządzeniu terminach musimy zainstalować co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas rejestrujących, która została zgłoszona do urzędu skarbowego. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca instalujemy kolejne kasy rejestrujące, w liczbie nie mniejszej niż przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu.

KROK 3 Zgłaszamy kasę  w celu otrzymania numeru ewidencyjnego.

Trzeba to zrobić w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji. Numer ewidencyjny nie zmieni się w razie zmiany właściwości urzędu skarbowego. Należy go trwale nanieść na obudowę kasy. Numer ten i książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom.

Przed terminem ufiskalnienia kasy napisz do U.S. oświadczenie dotyczące ilości kas i miejsc ich instalacji (adresy). Pamiętaj, że przy większej ilości kas możesz rozłożyć to na raty (1/5 kas miesięcznie w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych).
Aby uzyskać odpis musisz o fakcie ufiskalnienia kasy powiadomić U.S. w ciągu 7 dni na druku „Zgłoszenie Podatnika”
O zakupie kasy rezerwowej decydujesz Sam. w przypadku awarii kasy i braku kasy rezerwowej nie można prowadzić sprzedaży towarów, w przypadku czasowego braku zasilania 220V rozwiązaniem jest kasa bateryjna lub zasilacz awaryjny „ARES Cash”

KROK 4 Korzystamy z ulgi

W deklaracji VAT-7 możemy odliczyć połowę kwoty wydanej na zakup kasy, nie więcej niż 2500 zł, lub wystąpić o zwrot tej kwoty na rachunek bankowy. Możliwość ta dotyczy tylko kas zgłoszonych przed rozpoczęciem ewidencjonowania.

 

W deklaracji VAT-7 możemy odliczyć połowę kwoty wydanej na zakup kasy, nie więcej niż 2500 zł, lub wystąpić o zwrot tej kwoty na rachunek bankowy. Możliwość ta dotyczy tylko kas zgłoszonych przed rozpoczęciem ewidencjonowania.

Obowiązki użytkowników

Prowadząc ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, trzeba:

  1. rejestrować na niej każdą sprzedaż i drukować do każdej sprzedaży paragon fiskalny, i wydawać go nabywcy;
  2. po zakończeniu sprzedaży zadany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, sporządzić raport fiskalny dobowy;
  3. sporządzać raporty fiskalne za poszczególne miesiące po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu.
  4. Z posiadaniem urządzenia fiskalnego związany jest obowiązek prowadzenia wpisów w książce kasy rejestrującej. Musi być ona przechowywana w miejscu jej użytkowania i udostępniania na żądanie kontrolujących, a także służby serwisowej.

Prowadząc sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej sprzedający masz obowiązek: wydać oryginał paragonu kupującemu, na koniec dnia sprzedaży wykonać raport dobowy fiskalny (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia na koniec miesiąca wykonać raport fiskalny za okres miesięczny zlecać serwisowi co 6 miesięcy wykonanie przeglądu technicznego kasy przechowywać w odpowiednich warunkach raporty i kopie paragonów (przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego.

Paragon powinien zawierać: nazwisko (nazwę) podatnika, adres punktu sprzedaży, numer identyfikacji podatkowej, nazwy sprzedawanych towarów i usług, ceny jednostkowe towarów i usług, wartość sprzedaży, stawki podatku, kwotę należności.

Jeżeli klient rezygnuje z zakupu to przed zakończeniem sprzedaży, czyli naciśnięciem klawisza GOTÓWKA (CZEK, KREDYT) możesz wycofać wybraną pozycję lub anulować cały paragon (STORNO).

Po zakończeniu sprzedaży i wydrukowaniu paragonu kasa nie pozwala na korekty. Możesz jednak klientowi zamienić towar na wolny od wad, a jeżeli konieczny jest zwrot gotówki to należy spisać tzw. „protokół zwrotu towaru” dołączając oryginał paragonu od klienta, na odwrocie którego umieszczamy dane osobowe klienta i podpis.

Jesteś zobowiązany do wystawienia faktury na życzenie klienta pod warunkiem zwrotu oryginalnego paragonu, który należy dołączyć do kopii faktury.
Przedsiębiorcy powinni także weryfikować poprawność pracy kasy (sprawdzając np., czy nazwy towarów i usług zostały prawidłowo zaprogramowane i właściwie przyporządkowane do stawek VAT). O każdej nieprawidłowości należy niezwłocznie powiadomić serwis. Nawet jeśli żadne awarie nie wystąpią, co roku trzeba wykonać przegląd techniczny. Naruszenie tego obowiązku oznacza konieczność zwrotu ulgi.

Kontrola kas rejestrujących – kontrola kas fiskalnych przez urzędnika U.S. polega na sprawdzeniu: stanu technicznego kasy, plomb, prawidłowości obsługi klienta (wydawanie paragonów, reklamacje, zwroty), dobowego raportu fiskalnego, zaprogramowania kasy (nagłówek, nazwy I ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów), numeru: fabrycznego, unikatowego i ewidencyjnego (po nadaniu nr ewidencyjnego przez U.S. należy zapisać go trwale na kasie w widocznym miejscu). książki serwisowej (musi być zawsze przy kasie).

Stosuj jedynie papier z atestem! Kupując papier słabej jakości np: pylący, zwiększasz koszty eksploatacji kasy – konieczność dodatkowej konserwacji drukarki, kupując papier termiczny bez atestu, nie masz gwarancji przechowania raportów i wydruków przez 5 lat.

Przegląd techniczny kasy – jeżeli odzyskałeś utraconą kasę, przed ponownym zastosowaniem musisz poddać ją obowiązkowemu przeglądowi technicznemu.

Przechowywanie dokumentów kasowych

W dużych firmach bardzo uciążliwy jest obowiązek drukowania wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej z rolki. Kopie dokumentów kasowych trzeba przechowywać do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych zadany okres, co oznacza, że np. w supermarketach gromadzą się ich ogromne ilości. Dlatego przepisy przewidują możliwość ich przechowywania w formie elektronicznej. Mogą tak robić tylko te firmy, które w roku ubiegłym wydały więcej niż 100 tys. paragonów. Nawet one muszą jednak przechowywać wydrukowane przez kasę rejestrującą papierowe kopie dokumentów przez co najmniej 6 miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego dotyczącego okresu, w którym wydrukowano te dokumenty kasowe.
Organy podatkowe o obowiązku posiadania kas rejestrujących

PRZYKŁAD: Sprzedaż komórek tylko z kasą Czy firma zajmującą się skupem i sprzedażą używanych telefonów komórkowych ma obowiązek instalacji kasy rejestrującej bez względu na wysokość obrotów?

Tak. Na podstawie § 4 pkt 5 lit. a rozporządzenia ministra finansów w sprawie kas rejestrujących od 1 września 2006 r. zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się – bez względu na wysokość osiąganych obrotów – przy dostawie sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (ex PKWiU 32). Zgodnie z klasyfikacją PKWiU pod symbolem 32.20.20-20.13 znajdują się aparaty telefoniczne powszechnego użytku dla telefonii komórkowej. Firma zajmująca się sprzedażą telefonów komórkowych musi więc posiadać kasę fiskalną bez względu na wysokość obrotów (interpretacja Urzędu Skarbowego w Grudziądzu z 29 września 2006 r., USI/443-347/60/06).

PRZYKŁAD: Wypożyczalnia płyt nie musi wydawać paragonów
Czy wypożyczalnia płyt DVD, prowadząca jednocześnie sprzedaż płyt czystych, musi posiadać kasę, nawet jeśli jej obroty nie przekraczają 40 tys. zł?

Nie. § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych zwalnia z obowiązku ewidencjonowania podatników, u których kwota obrotu na rzecz klientów detalicznych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 40 tys. zł i jeżeli wcześniej nie powstał wobec nich obowiązek ewidencjonowania. § 4 pkt 7 rozporządzenia mówi, że zwolnień od obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się bez względu na wysokość osiąganych obrotów przy dostawie nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego (w tym również sprzedawanymi łącznie z licencją na użytkowanie): płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridży. Jednak w myśl art. 7 ust. 1 ustawy o VAT przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Wypożyczanie płyt jest natomiast usługą, której wykonywanie nie oznacza bezwzględnej konieczności instalacji kasy. Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania nie wyłącza także sprzedaż płyt czystych. Zatem jeżeli obroty firmy nie przekraczają 40 tys. zł, nie musi ona prowadzić ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej (interpretacja Drugiego Urzędu Skarbowego w Kaliszu z 31 sierpnia 2006 r., DPE-P/4430-10/06).

Kradzież kasy to podwójna strata

Czy podatnik musi zwrócić ulgę na zakup kasy rejestrującej w razie jej kradzieży?

Jeśli skradziona kasa użytkowana była w okresie krótszym niż 3 lata od rozpoczęcia ewidencjonowania, podatnik zobowiązany jest do zwrotu ulgi odliczonej w związku z zakupem tej kasy. Nie można zgodzić się, że zasada ta nie ma zastosowania w razie zdarzeń losowych, niezawinionych przez podatnika. Termin „zaprzestanie użytkowania” nie został zdefiniowany ani w rozporządzeniu o kasach rejestrujących, ani w ustawie o VAT. Należy zatem odwołać się do definicji ze słownika języka polskiego. Wyraz „używać” oznacza posłużyć się czymś, zastosować coś jako środek, narzędzie, natomiast „zaprzestać” oznacza przerwać jakąś czynność, zaniechać robienia czegoś. Zaprzestanie użytkowania kasy to zatem także taka sytuacja, gdy przerwanie jej użytkowania było wynikiem nieumyślnego zdarzenia losowego (decyzja Izby Skarbowej w Gdańsku z 13 października 2006 r., PI/443-33/06/Z/09).

Podatnikowi skradziono kasę. Czy przy zakupie kolejnej przysługuje ulga?

Ulga z tytułu zakupu kasy rejestrującej przysługuje jedynie na te kasy, które podatnik wymienił w pisemnym oświadczeniu składanym w urzędzie skarbowym przed dniem powstania obowiązku ewidencjonowania. Podatnik nie ma więc prawa do ulgi na zakup kolejnych kas rejestrujących, czyli nabywanych w terminach późniejszych (niewymienionych w pisemnym oświadczeniu), niezależnie od tego, czy są one kupowane w celu wymiany z uwagi na wyeksploatowanie techniczne, czy ze względu na zainstalowanie w miejsce skradzionej kasy. Twierdzenie, że kradzież była zdarzeniem losowym, które nie powinno wywoływać negatywnych konsekwencji, a co za tym idzie – podatnikowi powinno przysługiwać prawo do otrzymania ulgi na zakup kolejnej kasy rejestrującej, nie znajduje poparcia w prawie podatkowym (decyzja Izby Skarbowej w Gdańsku z 13 października 2006 r., PI/443-34/06/Z/09).

Awaria oznacza przerwę w sprzedaży

Firma posiadająca kasę w żadnej sytuacji nie może sprzedawać towarów lub usług z jej pominięciem. Przepisy ustawy o VAT są w tym wypadku bezwzględne: jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu przy zastosowaniu kas, podatnik jest obowiązany użyć rezerwowej kasy fiskalnej. Jeśli jej nie posiada (lub z innych powodów jej zastosowanie jest niemożliwe), sprzedaż nie może się odbywać.

Faktury drukowane przez kasy

Kasy fiskalne mogą być wyposażone w funkcje drukowania faktur VAT. Na drukowanych przez nich dokumentach musi być umieszczony numer kontrolny kasy. Wydruk faktury powinien być połączony z zarejestrowaniem przez kasę tej operacji w pamięci fiskalnej.

Sankcje za brak kasy

Nie instalując kasy w terminie, tracimy prawo do odliczenia 30 proc. kwoty VAT naliczonego. Sankcję tę łagodzi nieco to, że chodzi tu tylko o podatek naliczony związany ze sprzedażą, która powinna być ewidencjonowana przez kasę. Co prawda nie wynika to bezpośrednio z przepisów, ale orzecznictwo sądów administracyjnych jest w tym zakresie jednolite (np. wyroki NSA z 22 czerwca 2001 r., I SA/Gd 2568/98, i z 11 kwietnia 2001 r., SA/Bk 542/00). Orzeczenia te zapadły jeszcze w okresie obowiązywania poprzedniej ustawy o VAT, ale organy podatkowe potwierdzają, że nadal są aktualne (interpretacja z 18 maja 2006 r. Drugiego Urzędu Skarbowego w Kielcach, OG-005/50/PP/443/ 28/2006).

Oczywiście sankcja nie dotyczy osób, które są zwolnione z VAT. Obie grupy podatników tracą prawo do ulgi na zakup kasy.

Powyższe opracowanie nie jest aktem prawnym, służy jedynie do celów informacyjnych i nie uwzględnia wszystkich przypadków. Zainteresowanych odsyłamy do odpowiednich aktów prawnych: art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym, zwanej dalej ustawą o VAT (Dz.U. nr 11, poz. 50), Rozporządzenie Ministerstwa Finansów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. nr 234, poz. 1971), a także Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników.